No decorrer da minha experiência com gestão financeira, aprendi a extrema importância de obter números confiáveis, para balizar decisões.

No artigo anterior, ressaltei a necessidade de separar as finanças pessoais das profissionais, mostrando como esse mau hábito pode ser prejudicial para o negócio, justamente por confundir e ocultar dados relevantes para o bom andamento do negócio. Afinal, como é possível gerir bem, sem números consistentes que sirvam de apoio?

Simplesmente não é possível. Vamos além: não separar as finanças é apenas um item nesse cenário complexo. Estimular a formalização dentro das empresas complementa essa necessidade.

É importante frisar que não me refiro ao conceito de formalidade comumente difundido, atrelado ao registro de CNPJ. A questão está na importância da formalização de processos financeiros dentro de pequenas e médias empresas. Adianta tudo legalmente registrado, mas no dia a dia o gestor adotar práticas informais que tendem a comprometer a saúde financeira do negócio?

Abrir ou manter um negócio requer raciocínio linear de início, meio e fim. Significa então que aderir a práticas mais organizadas e profissionais dentro da sua empresa passa, principalmente, por respeitar a hierarquia de processos, elegendo o que vem antes e o que vem depois.

Nesse aspecto, o compliance, conceito que tem sido bastante difundido no mundo empresarial, pode ser um bom ponto de partida para o entendimento do assunto. Embora não se aplique muito à realidade de pequenas e médias empresas, é acertado refletir sobre a importância de seguir regras, processos e condutas, em busca de zelar pelo patrimônio, rentabilidade e reputação da empresa. Afinal, não é isso que todo(a) empresário(a) deseja?

Qual o peso da informalidade de processos?

Em geral, a informalidade transmite a ideia, às vezes errada, de que é algo “vantajoso” ou que pode ser ajustado mais para frente. No entanto, na prática esse tipo de comportamento acaba se tornando um entrave para quem busca crescimento empresarial.

Para o setor de faturamento, por exemplo, afeta diretamente o controle sobre inadimplentes, quem paga em dia, quem demora a pagar e “aging” dos clientes. Situação semelhante acontece em relação ao fluxo de caixa. Se não há método de input de dados, é praticamente impossível extrair números confiáveis e de qualidade, que serão base de análise. E aí voltamos ao questionamento: como gerir adequadamente sem números consistentes para apoiá-lo?

É preciso amadurecer essa visão!

Informalidade não é indicativo de esperteza, mas, sim, de desorganização e falta de seriedade com o negócio. Sem a devida atenção para esse aspecto, a tendência é o fracasso. Vamos a um exemplo prático?

Como empreendedor, você sabe que precisa ficar atento aos temas que envolvem encargos fiscais e tributários, correto? Se a informalidade for característica em seus processos, não existe controle eficaz dos números e, consequentemente, a apuração de resultados fica totalmente comprometida. Considerando que essa apuração é a base para direcionar o regime tributário adequado ao momento do seu empreendimento, que os prazos de pagamento de tributos não são negociáveis e que contingências fiscais são uma ameaça relevante, qual é o desfecho? Multas e juros elevados.

Se focarmos nas questões trabalhistas, são inúmeros os problemas com funcionários e colaboradores que não estejam com vínculos formalizados.

Por último, mas não menos importante, temos o argumento da credibilidade, que fica comprometida pela falta de números que se possa validar. É praticamente certo que conseguir um investidor para captar recursos ou tentar adquirir crédito com instituições públicas vai ser bastante difícil.

Se você não tem números organizados e confiáveis, o que vai apresentar a essas pessoas? Isso é válido não só para quem está iniciando uma empresa, mas, principalmente, para quem já está com o negócio em andamento.

Só fica na informalidade quem quer!

Para resumir a importância de formalizar processos dentro de uma empresa, destacaria a implementação de atividades financeiras muito bem definidas, como Fluxo de Caixa, Contas a Pagar e a Receber, entre outros, com foco em procedimentos estruturados e, principalmente, atenção aos prazos.

Vale a pena lembrar que em meio a tantos processos que a administração financeira nos demanda, podemos contar com ferramentas que auxiliam a formalização. Para isso, é eficiente contar com os softwares de gestão empresarial, como os ERPs. Alguns acessíveis e conhecidos no mercado, como o QuickBooks, Conta Azul e Nibo, disponibilizam versões com extensão mobile, além de outros gratuitos, como Zeropaper, Contas Online e MarketUPdo Sebrae. Dependendo do porte da empresa, há opções mais robustas, como o MXM, SAP Business e outros.

Qual direção você prefere para o seu negócio? O conforto provisório da informalidade sabendo que, lá na frente, essa conta chega, ou o esforço inicial de assumir as rédeas da sua empresa, focando em processos, rotinas e prazos estabelecidos que, ao longo do caminho, te proporcionarão uma gestão mais segura e eficiente? O mercado mostra quem sobrevive e cresce. Qual é o seu caso?